Office Documents Viewer (Pro)

Puhelimella vastaan tuleva asiakirja voi olla kiireinen pieni pulma: sähköpostissa on liite, kokous alkaa pian ja tietokone ei ole käden ulottuvilla. Office Documents Viewer (Pro) on tarkoitettu ennen kaikkea tiedostojen lukemiseen, ei niiden muokkaamiseen. Minusta tämä rajaus on hyödyllinen, kun haluan tarkistaa sisällön nopeasti ilman täysimittaisen toimistopaketin valikoita. Joerg Jahnken kehittämä maksullinen yrityssovellus maksaa 2,99 euroa, ja sen ikäraja on PEGI 3. Se on ollut saatavilla vuodesta 2011; nykyinen versio on 1.38.8, ja se toimii Android 6.0:sta alkaen.

Kun asiakirja pitää avata kesken päivän

Tämä sopii parhaiten ihmiselle, joka saa tai kuljettaa mukanaan Office- ja OpenDocument-tiedostoja ja tarvitsee niistä luettavan näkymän puhelimessa. Esimerkiksi työmatkalla voin avata sähköpostiin tulleen esityslistan, tarkistaa kellonajan ja osoitteen sekä sulkea tiedoston ilman, että ryhdyn muokkaamaan sitä. Pienelle näytölle tehty käyttötapa on selkeä: puhelin toimii katselupisteenä, ei kannettavan tietokoneen korvikkeena.

Verkkoyhteys vaikuttaa kokemukseen erityisesti silloin, kun tiedosto sijaitsee sähköpostissa tai pilvipalvelussa. Tällöin asiakirja täytyy ensin saada sovelluksen avattavaksi lähteestään, joten heikko yhteys voi tulla vastaan jo ennen lukemista. Jos tiedosto on jo puhelimessa, avaaminen ei samalla tavalla riipu verkkopalvelun tavoittamisesta. Käytännössä tarkistan tärkeän matka-asiakirjan etukäteen ja avaan sen kerran ennen lähtöä; näin tiedän, että minulla on paikallinen kopio käytettävissä, vaikka yhteys myöhemmin katkeaisi.

Verkko ratkaisee tiedoston noutamisen, ei lukemisen tarpeen

Minulle sovelluksen hyöty näkyy selvimmin tilanteissa, joissa tiedosto tulee muualta kuin puhelimen omasta kansiosta. Sähköpostiliitteen avaaminen tai pilvessä olevan asiakirjan hakeminen voi olla kätevää, mutta se vaatii lähteen ja yhteyden toimivan. Jos lataus jää kesken, kokeilen ensin avata alkuperäisen viestin tai pilvipalvelun ja varmistaa, että tiedosto on todella ladattu. Näin erotan verkkokatkoksen itse katselusovelluksen ongelmasta.

Office Documents Viewer (Pro) keskittyy ODF- ja OOXML-asiakirjojen sekä muiden tavallisten toimistotiedostojen tarkasteluun. Tämä tekee siitä käytännöllisen vaihtoehdon silloin, kun vastaan tulee eri ohjelmilla tehtyjä tiedostoja. Silti näyttöä kannattaa arvioida tiedostokohtaisesti: monimutkainen taulukko, erikoisfontteja käyttävä raportti tai tiiviisti aseteltu esitys voi näyttää puhelimessa erilaiselta kuin tietokoneella. Jos sisältö on tärkeä päätökselle tai esityksen ulkoasu on olennainen, tarkistan sen lopuksi alkuperäisessä työpöytäsovelluksessa.

Puhelin on hyvä tarkistuksiin, ei pitkään taittotyöhön

Yksi realistinen käyttötapa on työpäivän aamun lähtötilanne: kollega lähettää päivitetyn taulukon, ja haluan pysäkillä varmistaa, että siinä näkyy oikea toimituspäivä. Tällaisessa rajatussa tarkistuksessa mobiilikatselu on nopeaa ja riittävää. Jos minun pitäisi vertailla useita sarakkeita, seurata kaavoja tai tehdä muutoksia, siirtyisin mieluummin taulukkolaskentaohjelmaan ja suuremmalle näytölle. Katseluohjelman vahvuus on tässä työnjaossa, ei yrityksessä korvata varsinaista Officea.

Pienellä näytöllä lukemista voi helpottaa tekstin koon säätäminen ja näytön suunnan vaihtaminen. Käytän pystyasentoa tavalliseen tekstiasiakirjaan, mutta leveä taulukko tai dia hyötyy usein vaakasuunnasta. Tämä on yksinkertainen tapa vähentää turhaa zoomaamista, vaikka se ei poista puhelimen rajallista tilaa. Jos olen menossa pitkään dokumenttiin, etsin ensin sen otsikon tai kohdan, jonka todella tarvitsen, sen sijaan että yrittäisin lukea kaiken yhtäjaksoisesti pieneltä näytöltä.

Kun avaaminen ei onnistu, rajaa ongelma vaiheittain

Jos asiakirja ei näy oikein tai ei avaudu, en aloita asentamalla sovellusta uudelleen. Tarkistan ensin, että tiedosto on kokonaan ladattu ja että se aukeaa lähdesovelluksesta; sen jälkeen kokeilen avata sen uudestaan katselijassa. Jos sisältö näyttää rikkoutuneelta vain yhdessä tietyssä tiedostossa, syy voi olla tiedoston rakenteessa tai sen käyttämissä muotoiluissa, ei välttämättä puhelimen yhteydessä. Tärkeän asiakirjan kohdalla pidän alkuperäisen tiedoston tallessa ja vertaan sitä tarvittaessa tietokoneella.

Tällainen askelittainen tarkistus on erityisen hyödyllinen, kun yhteys katkeaa kesken pilvitiedoston haun. Uusi yritys vakaammassa verkossa tai tiedoston tallentaminen puhelimeen ennen avaamista on usein järkevämpää kuin saman painikkeen naputtelu monta kertaa. Jos taas kyse on muokkaamisesta, suojatusta tiedostosta tai ulkoasun tarkasta tarkistuksesta, valitsen tarkoitukseen tehdyn sovelluksen. Katselutyökalu ei ole paras paikka ratkaista kaikkia asiakirjaan liittyviä ongelmia.

Tiedonsiirto ja sopiva vaihtoehto

Matkalla tai rajallisella yhteydellä erotan toisistaan tiedoston hankkimisen ja sen lukemisen. Suuren liitteen lataaminen voi kuluttaa aikaa ja mobiilidataa, joten haen vain tarpeelliset tiedostot ja avaan ne ennakkoon, jos tiedän tarvitsevani niitä myöhemmin. Tämä on käytännöllinen rutiini, ei oletus siitä, että jokainen pilvipalvelu tai tiedosto olisi aina saatavilla ilman verkkoa. Myös luottamuksellisten asiakirjojen kohdalla mietin, mistä noudan ne ja mihin tallennan kopion.

Vaihtoehtoihin verrattuna tämä sovellus asettuu katseluun painottuvaksi välineeksi. Puhelimen oma esikatselu voi riittää yksittäisen liitteen pikaiseen vilkaisun, kun taas Microsoftin tai LibreOfficen täydempi toimisto-ohjelma on parempi, jos haluan muokata tekstiä, laskea taulukkoa tai tehdä esitykseen muutoksia. Erillisen katselijan etu on rajattu käyttötarkoitus; vaihtokauppana en valitsisi sitä ainoaksi työkaluksi, jos työni edellyttää jatkuvaa muokkaamista tai tarkkaa yhteensopivuutta monimutkaisissa asiakirjoissa.

Sovelluksen taustalla näkyy pitkä kokemus: se julkaistiin 8.4.2011, ja nykyinen versio on 1.38.8. Se on saanut keskimäärin 4,5 tähteä 622 arviosta, ja latauksia on yli 10 000. Nämä luvut kertovat, että kyse ei ole aivan uudesta kokeilusta, mutta ne eivät takaa, että jokainen tiedosto avautuu juuri omalla puhelimellani täydellisesti. Hinta on 2,99 euroa, joten ennen ostoa mietin, avaanko toimistotiedostoja riittävän usein hyötyäkseni erillisestä katselijasta.

Kenelle tämä sopii – ja milloin jättäisin väliin

Suosittelisin tätä henkilölle, joka tarvitsee työ- tai opiskelupäivän aikana nopean tavan lukea eri toimistoformaateissa saapuvia tiedostoja ja arvostaa siihen keskittyvää sovellusta. Se on luonteva valinta esimerkiksi kokousmateriaalien, aikataulujen ja raporttien tarkistamiseen puhelimella. Jättäisin sen väliin, jos et juuri koskaan avaa asiakirjoja mobiilissa, haluat muokata kaikkea puhelimella tai työsi vaatii taulukoiden ja esitysten pikselintarkkaa tarkastelua. Silloin jo käytössä oleva toimisto-ohjelma tai tietokone on todennäköisesti parempi ratkaisu.

Ennen kuin luotan siihen tärkeässä tilanteessa, testaan omalla laitteellani muutaman tiedostotyypin, joita oikeasti käytän. Kannattaa kokeilla erityisesti pitkää tekstiä, leveää taulukkoa ja esitystä, jos niitä tulee vastaan usein. Näin huomaa ajoissa, onko lukeminen miellyttävää ja näkyykö olennainen sisältö oikein. Yksi onnistunut avaus ei vielä kerro, miten kaikki organisaation omilla pohjilla tai muotoiluilla tehdyt tiedostot käyttäytyvät.

Oma arvioni yhteydestä ja käyttötarkoituksesta

Office Documents Viewer (Pro) on minusta järkevä ostos silloin, kun puhelimella lukeminen on toistuva tarve ja muokkaaminen tapahtuu muualla. Verkkoyhteys tekee pilvi- ja sähköpostitiedostojen löytämisestä vaivatonta, mutta sen varaan ei kannata jättää kiireellistä aineistoa juuri ennen kokousta tai matkaa. Haen tärkeät tiedostot ajoissa, tarkistan ne etukäteen ja käytän sovellusta siihen, missä se on parhaimmillaan: asiakirjan sisällön nopeaan tarkastamiseen.

Jos etsit nimenomaan mobiilissa toimivaa tekstin- tai taulukonmuokkainta, valitsisin toisenlaisen sovelluksen. Jos taas haluat avata toimistotiedoston ilman, että puhelimesta pitää tehdä kokonainen työasema, tämä on selkeä ja käyttökelpoinen vaihtoehto. Minulle sen arvo syntyy siitä, että tiedän milloin yhteys tarvitaan, mitä on hyvä tallentaa etukäteen ja milloin asiakirja kannattaa tarkistaa suuremmalla näytöllä.

Ensimmäinen asia, joka pisti silmääni, oli sovelluksen yksinkertainen ja selkeä käyttöliittymä. Kun avaat sovelluksen, sinua tervehtii minimalistinen näkymä, joka ei ole liian täynnä. Tämä on loistava uutinen kaikille, jotka pelkäävät monimutkaisia valikoita. Navigointi on helppoa ja intuitiivista, joten löydät nopeasti etsimäsi asiakirjat.

Sovellus tukee laajaa valikoimaa tiedostomuotoja, mukaan lukien DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX ja PDF. Tämä tekee siitä erittäin monipuolisen työkalun, olipa kyseessä sitten Word-asiakirja tai monimutkainen Excel-taulukko. Minulle oli erityisen tärkeää, että se avasi nopeasti myös suuret tiedostot ilman viivettä.

Käytännön kokemukset ja ominaisuudet

Kun aloin käyttää Office Documents Viewer (Pro), huomasin heti, kuinka hyvin se integroituu muihin sovelluksiin. Voit helposti avata sähköposteihin liitettyjä asiakirjoja tai tiedostoja pilvipalveluista, kuten Google Drivesta tai Dropboxista. Tämä tekee asiakirjojen hallinnasta todella kätevää.

Yksi ominaisuus, josta pidin erityisesti, on mahdollisuus tarkastella asiakirjoja offline-tilassa. Tämä on korvaamaton ominaisuus matkoilla tai silloin, kun internet-yhteys ei ole taattu. Riittää, että olet ladannut asiakirjat etukäteen, ja voit tarkastella niitä missä tahansa.

Sovellus tarjoaa myös mahdollisuuden mukauttaa katselukokemusta. Voit esimerkiksi säätää tekstin kokoa tai vaihtaa näytön suuntaa, mikä on erittäin hyödyllistä pidempien asiakirjojen kanssa työskennellessä. Tämä pieni yksityiskohta parantaa käyttökokemusta huomattavasti.

Käyttäjäystävällisyys ja suorituskyky

Monet sovellukset lupaavat kaikenlaisia ominaisuuksia, mutta toimivatko ne todella sujuvasti? Tässä suhteessa tämä asiakirjakatselin tekee vaikutuksen. Sovellus toimii nopeasti ja vakaasti, eikä minun tarvinnut kertaakaan kohdata kaatumisia tai pätkimisiä. Tämä on erityisen tärkeää, kun työskentelet tärkeiden asiakirjojen parissa.

Erityisen kiitoksen annan sovelluksen kevyelle rakenteelle. Se ei vie liikaa tilaa puhelimen muistista, mikä on tärkeää, jos käytät paljon muitakin sovelluksia. Kevyestä rakenteestaan huolimatta se tarjoaa kaikki tarvittavat ominaisuudet asiakirjojen tarkasteluun ja hallintaan.

Lopulliset ajatukset

Mikäli etsit luotettavaa ja helppokäyttöistä sovellusta asiakirjojen katseluun, se on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Sen laaja tiedostotuki, offline-katselumahdollisuus ja saumaton integrointi tekevät siitä loistavan työkalun niin ammattilaisille kuin arkipäivän käyttäjille. Tämä sovellus on ehdottomasti pitänyt lupauksensa ja ylittänyt odotukseni.

Jos olet kiinnostunut kokeilemaan sitä itse, voit ladata sovelluksen suoraan Google Play -kaupasta tai App Storesta. Uskon, että et tule pettymään.